La signature électronique permet d’authentifier les documents et de valider les accords entre deux ou plusieurs parties sans nécessiter des déplacements. Les échanges peuvent donc se dérouler à distance, ce qui présente un avantage majeur au niveau du coût. Cette solution facilite également les transactions et offre un gain de temps considérable. Quel type de logiciel utiliser ?
La signature électronique : quelles sont les différentes options ?
La signature électronique ou signature digitale est une technique récente permettant de signer des documents sous format Word, Excel, PDF, etc. Ainsi, il n’est plus nécessaire de scanner ou d’imprimer les feuilles. En utilisant un logiciel spécifique, vous pouvez apposer votre signature depuis votre Smartphone, votre ordinateur et votre tablette. Il faut néanmoins choisir un outil respectant la norme eIDAS. Cette solution s’adresse aux particuliers et professionnels qui sont amenés à signer des documents importants comme des factures, devis, contrats, etc. On peut actuellement classer les signatures en trois catégories. D’abord, il y a la signature simple ou niveau 1 SES. Le niveau de protection est très faible. La signature avancée ou AES en revanche nécessite le téléchargement de la carte d’identité du signataire, sinon, elle ne sera pas valide. Elle est associée avec le signataire et a une valeur juridique. Enfin, la signature qualifiée de niveau 3 ou QES offre une sécurité optimale. C’est la seule option qui possède une valeur identique à celle des signatures manuscrites. L’identité du signataire est authentifiée grâce à un certificat de signature électronique. Copy Sud propose des solutions adaptées aux professionnels. Visitez son site pour davantage d’informations.
Quel type de logiciel de signature électronique choisir à Pau ?
La signature électronique rencontre un franc succès à Pau. Elle peut d’ailleurs être utilisée dans différents secteurs. Toutefois, pour signer un document numérique, vous devez vous procurer un logiciel de signature électronique à Pau. D’abord, vous avez le choix entre deux options. Très flexible, la solution en mode Saas est accessible sur le Cloud. Il suffit d’entrer les identifiants en ligne pour se connecter. L’installation est également simple et le coût est lissé sur plusieurs mois grâce à un abonnement mensuel. De plus, vous pouvez consulter vos données à tout moment et à tout endroit. Il faudrait cependant avoir une connexion internet. Le logiciel en interne en revanche demande un investissement de départ assez conséquent. Il faut installer la licence sur les ordinateurs. Les informations sont hébergées sur vos serveurs offrant ainsi une bonne protection des données. L’ergonomie et la simplicité d’utilisation sont également des facteurs importants à considérer. Il est préférable d’investir dans un outil facile à prendre et répondant aux besoins de votre entreprise. Il faut alors définir au préalable le nombre d’utilisateurs, la nature et le volume de documents à signer et les formats compatibles. Enfin, la solution doit respecter les dispositions légales, notamment la norme européenne eIDAS.
Quelles sont les fonctionnalités utiles ?
Il est très important de choisir le bon niveau de sécurité en fonction du type de documents : simple, avancée ou qualifiée. Pour les transactions importantes, misez sur une signature qualifiée pour sécuriser les échanges. Il faut également vérifier les différentes fonctionnalités : signature en lot, signature seule ou à plusieurs, suivi de l’avancement des procédures, traçabilité des fichiers, vérification de l’identité des signataires, relance automatique, édition de documents. Certains logiciels proposent des espaces sécurisés pour archiver les documents signés. Ainsi, personne ne peut modifier le contenu ou y avoir accès sans votre autorisation. La sauvegarde est en général automatique. Pour bien choisir, il faut également prendre en compte le coût. N’hésitez pas à faire une comparaison pour dénicher la meilleure offre. Aussi, prêtez une attention particulière aux conditions générales et à la disponibilité du service technique. Avec une équipe réactive, votre demande sera prise en main rapidement.