À l'ère de la numérisation et de la technologie numérique, la plupart des entreprises n'ont plus besoin de signer des documents pour finaliser les contrats. Au lieu de cela, elles utilisent désormais des documents signés électroniquement. L'utilisation de logiciels de signature et d'outils de stockage de documents dédiés et hautement sécurisés est, dans ce cas, indispensable. Le but est de protéger les fichiers en question et de les protéger de toute tentative d'utilisation malveillante.
Signer les documents par un outil numérique
Peu importe la nature, vous pouvez signer vos documents commerciaux en ligne. En d'autres termes, les signatures électroniques peuvent être appliquées à des documents juridiques, collaboratifs, administratifs, etc. En fait, cette alternative permet de passer par le programme numérique. Peu importe le contrat, la finalisation s’effectue directement et à distance. Vous pouvez ainsi ranger le papier encombrant et les imprimantes tombant souvent en panne en cas de besoin. Vous pouvez facilement transformer votre hyperviseur en le dématérialisant en même temps, grâce à un logiciel de signature numérique. Si votre entreprise travaille avec des fournisseurs qui doivent signer un contrat à chaque livraison de commande, une solution logicielle vous permet de réduire le temps de préparation de documents.
Archiver tous les documents dématérialisés avec l’outil spécialisé
Le logiciel de signature peut également être utilisé avec d'autres plateformes pour faciliter vos projets de dématérialisation de documents. Dans cet esprit, vous pouvez faire appel à un archiviste qui est certifié au niveau international. La plateforme vous propose surtout un service de dépôt électronique conforme à toutes les grandes normes de sécurité et de traçabilité des documents. Ainsi, il vous suffit d'ouvrir le compte personnel afin de stocker et protéger vos données. Évidemment, avoir un mot de passe fort est essentiel pour la meilleure protection de vos informations. Un logiciel antivirus puissant doit également être installé pour éviter toute forme de vol et de piratage de données.
Quelle est la différence entre archivage et stockage de données numériques ?
Un logiciel d'archivage stocke les documents numériques signés avec des solutions de signature électronique disponibles en ligne. Il crée une archive électronique des pièces justificatives, telles que les contrats de coopération avec les fournisseurs. D'autre part, les logiciels de stockage correspondent notamment à la conservation de fichiers numériques sur Internet. Les archives ont donc des fonctions spécifiques répondant à des réglementations qui sont plus strictes. Ils vous permettent de conserver en lieu sûr des documents commerciaux numériques originaux, tout en respectant la durée de conservation stipulée par votre entreprise et la durée d'utilisation légale ou administrative.