Adopter le zéro papier est un enjeu majeur pour n’importe quelle entreprise. Il s’agit d’un réel investissement à ne pas négliger, que ce soit au niveau économique ou environnemental. La vraie question qui se pose concerne surtout sa faisabilité dans une entreprise.
Qu’est-ce que le zéro papier dans une entreprise ?
Le
zéro papier est une tendance de plus en plus adoptée par les entreprises. Celle-ci consiste principalement à réduire l’utilisation du papier au sein de la société et cela, le plus possible. Elle représente un véritable enjeu économique et écologique puisqu’elle permet de limiter, voire arrêter entièrement les impressions, les factures et toute production de documents en papier. Cette solution permet donc par la même occasion de réduire les frais et achats divers. Avec ce concept de
dématérialisation, toutes les échanges se font désormais en ligne. Actuellement,
Universign propose une plateforme SaaS offrant des solutions d’échanges de données informatisées, destinées pour tous ceux qui souhaitent mieux comprendre comment cela fonctionne exactement.
Le zéro papier, est-ce donc possible dans une entreprise ?
Toutes les entreprises peuvent se passer de papier, peu importe leur secteur d’activité. Il faut cependant noter que ce changement ne doit pas se faire brusquement. La première étape pour le réussir consiste à éliminer progressivement les archives papiers et passer à l’archivage numérique. Pour ce faire, il est nécessaire d’investir dans un logiciel adapté. Celui-ci est entièrement conçu pour aider l’entreprise à gérer ses bases de données, à numériser la production de ses factures, contrats et tout autre document généralement rédigé sur un papier. Ces logiciels proposent pour cela différentes fonctionnalités qui vont permettre aux employés de faciliter les échanges des dossiers, leur partage, leur envoi et leur archivage. Dans un second temps, il peut être utile de penser à la
signature électronique. Celle-ci se révèle indispensable pour signer un document en ligne et s’assurer que la signature est validée par la loi. Grâce à cette possibilité, tout contrat est certifié à la même valeur juridique que pour un document papier.
Les moyens à adopter pour mettre en place le zéro papier
Pour mieux comprendre le concept du zéro papier et réussir à le mettre en place, il peut être utile de suivre des formations. Celles-ci sont assurées par des professionnels compétents et expérimentés. Le but est de permettre à chacun de maîtriser notamment les manipulations des logiciels numériques et informatiques associés. Il s’agit également d’un excellent moyen de choisir le meilleur matériel informatique, compte tenu les différents outils proposés actuellement sur le marché. De plus, ces logiciels ne se choisissent par n’importe comment. Il existe différents facteurs à prendre en compte pour assurer que la dématérialisation des documents en entreprise se fasse sans souci.