Les entreprises qui reçoivent ou engendrent beaucoup trop de documents sont nombreuses. Ceux-ci circulent régulièrement et dans certains cas, doivent être stockés. Face à ce processus plus ou moins lourd, la dématérialisation se révèle être une véritable solution. Elle est non seulement pratique mais peut aussi s’adapter à n’importe quelle activité. Il n’est donc pas étonnant de la voir au cœur de la transformation numérique !
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation consiste à transférer toutes les données d’un support matériel vers le numérique. Elle a pour principal objectif d’éliminer les stockages papiers qui s’accumulent tout au long de la vie d’une entreprise. Celle-ci concerne toutes les activités produisant des documents physiques. Le but est de diminuer au maximum l’utilisation du papier dans n’importe quel service de la société. Ce concept est également connu sous le nom de « zéro papier ». Pour créer une facture par exemple, celle-ci se fera uniquement en version numérique. Son envoie et sa signature se feront de la même manière. Dématérialiser c’est donc rendre n’importe quel élément physique en élément numérique. Cela se fait grâce à des outils et dispositifs informatiques conçus entièrement à cet effet. Il existe aujourd’hui divers prestataires qui proposent des logiciels intéressants. Ceux-ci se différencient par leurs fonctionnalités, leur prise en main et leur prix. Certains sont gratuits, d’autres payants mais moins chers que les logiciels professionnels.
Que peut-on dématérialiser ?
D’une manière générale, lorsqu’on parle de dématérialisation, on pense aux documents papiers comme les devis, fiches de paies, ordres de missions et bons d’exécution. Tous ces documents sont transformés en version numérique et stockés dans un disque dur ou parfois même en ligne. Cette possibilité permet à l’entreprise d’accéder aux données depuis n’importe quel appareil connecté. Pour vérifier notamment les comptes, il suffit à l’expert-comptable de se connecter sur son ordi. Il faut cependant noter que la dématérialisation concerne d’autres points. Une entreprise peut notamment dématérialiser ses services. Au lieu d’appeler pour un rendez-vous et de demander au secrétaire de noter la date sur son agenda, le client peut le faire en ligne. Certains produits peuvent également être dématérialisés. Cela concerne notamment les cartes SIM, aujourd’hui disponible en eSim. Plus besoin de récupérer la carte en boutique. Pour l’avoir et passer des appels ou envoyer des messages, il suffit de l’acheter à distance.
Les avantages de la dématérialisation
Si la dématérialisation prend autant d’envergures c’est parce qu’elle présente plus d’avantages que d’inconvénients. Celle-ci permet notamment à l’entreprise de gagner du temps. En digitalisant les documents, les données sont centralisées et accessibles à tout moment. Grâce aux fonctionnalités assurées par les logiciels, certaines tâches peuvent être automatisées. Cela offre un gain d’efficacité non négligeable. Il faut par ailleurs noter que cette solution offre un grand avantage financier. Comme il n’est plus nécessaire d’imprimer des documents, plus besoin d’acheter de l’encre ou du papier.